Quy trình cho thuê âm thanh sự kiện từ A–Z

Âm thanh là yếu tố quan trọng bậc nhất trong bất kỳ sự kiện nào. Từ một buổi lễ khai trương, hội thảo doanh nghiệp, đến các chương trình biểu diễn sân khấu quy mô lớn. Một hệ thống âm thanh chất lượng không chỉ giúp truyền tải thông điệp rõ ràng mà còn góp phần xây dựng trải nghiệm chuyên nghiệp và đáng nhớ cho người tham dự.

Tuy nhiên, nhiều đơn vị tổ chức vẫn chưa nắm rõ quy trình khi cần cho thuê âm thanh sự kiện. Dẫn đến việc chọn nhầm đơn vị, chất lượng thiết bị không đạt yêu cầu, hoặc phát sinh chi phí không cần thiết. Trong bài viết này, Seven Music chia sẻ toàn bộ quy trình và những điều cần lưu ý khi thuê âm thanh cho sự kiện. Giúp bạn chuẩn bị kỹ lưỡng hơn và tránh rủi ro khi triển khai chương trình thực tế.

1. Vai trò của âm thanh trong sự kiện – Không chỉ đơn thuần là “nghe rõ”

Khi nhắc đến hệ thống âm thanh, phần lớn mọi người chỉ nghĩ đơn giản là để “nghe rõ” phần phát biểu, nhạc nền hay tiết mục biểu diễn. Nhưng thực tế, âm thanh đóng vai trò nhiều hơn thế. Một hệ thống âm thanh tốt sẽ:

Góp phần tạo không khí, dẫn dắt cảm xúc của người tham dự
Thể hiện sự chuyên nghiệp trong tổ chức
Hỗ trợ truyền tải thông điệp thương hiệu một cách hiệu quả
Tạo nên hiệu ứng sân khấu ấn tượng và hấp dẫn hơn

Chính vì vậy, lựa chọn đúng đơn vị cho thuê âm thanh sự kiện là một trong những bước quan trọng nhất trong quá trình chuẩn bị tổ chức.

Khi nào nên thuê âm thanh thay vì đầu tư thiết bị riêng?

Việc sở hữu hệ thống âm thanh riêng chỉ phù hợp với các doanh nghiệp thường xuyên tổ chức sự kiện nội bộ. Trong khi đó, với phần lớn thương hiệu, agency, đơn vị tổ chức,… việc thuê âm thanh sự kiện mang lại nhiều lợi ích hơn:

Không cần chi phí đầu tư ban đầu
Thiết bị luôn được cập nhật mới, hiện đại
Có đội ngũ kỹ thuật đi kèm, giảm rủi ro trong quá trình vận hành
Linh hoạt thay đổi cấu hình theo từng sự kiện
Tiết kiệm thời gian và công sức setup – tháo dỡ

2. Quy trình cho thuê âm thanh sự kiện tại Seven Music

Để đảm bảo mọi sự kiện được triển khai mượt mà, Seven Music xây dựng quy trình cung cấp dịch vụ cho thuê âm thanh sự kiện bài bản, rõ ràng và chuyên nghiệp. Toàn bộ quá trình được chia thành các bước cụ thể. Hạn chế tối đa phát sinh không cần thiết cho khách hàng. Chúng tôi làm việc theo quy trình rõ ràng và mình bạch. Từng bước đều được thực hiện cẩn trọng. Có sự phối hợp chặt chẽ giữa khách hàng và đội ngũ kỹ thuật nhằm đảm bảo sự kiện vận hành suôn sẻ và đúng chất lượng mong muốn.

– Tiếp nhận thông tin sự kiện

Ngay khi nhận được yêu cầu từ khách hàng, Seven Music sẽ trao đổi để nắm rõ các thông tin cơ bản như: mục đích sử dụng âm thanh (phát biểu, biểu diễn, nhạc nền…), quy mô sự kiện, địa điểm, thời gian tổ chức và các yêu cầu đặc biệt liên quan đến kịch bản hoặc khách mời.

– Khảo sát thực tế địa điểm

Sau khi có thông tin ban đầu, đội kỹ thuật của Seven sẽ tiến hành khảo sát trực tiếp địa điểm tổ chức. Việc khảo sát giúp đánh giá các yếu tố như: không gian, điều kiện âm học, nguồn điện, vị trí đặt thiết bị và các yêu cầu kỹ thuật khác, từ đó đưa ra phương án lắp đặt tối ưu.

– Cân nhắc phương pháp tối ưu

Dựa trên kết quả khảo sát, Seven sẽ tư vấn giải pháp âm thanh phù hợp nhất: cấu hình thiết bị, vị trí lắp đặt, số lượng loa, loại micro, mixer… phù hợp với mục tiêu sự kiện và điều kiện thực tế. Mọi phương án đều được cân nhắc giữa yếu tố kỹ thuật – thẩm mỹ – chi phí.

– Báo giá chi tiết

Sau khi thống nhất giải pháp, Seven sẽ gửi báo giá cho thuê âm thanh chi tiết, thể hiện rõ từng hạng mục, thời lượng sử dụng, nhân sự kỹ thuật, chi phí phát sinh nếu có. Báo giá được thiết kế linh hoạt theo ngân sách, đảm bảo khách hàng hiểu rõ và chủ động trước khi ký kết.

– Ký hợp đồng

Khi khách hàng đồng ý với phương án và báo giá, hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng để xác nhận các nội dung đã thống nhất: thời gian thi công, loại thiết bị, nhân sự đi kèm, quy trình thanh toán và các điều khoản khác.

– Triển khai thi công lắp đặt

Đội ngũ kỹ thuật của Seven sẽ thực hiện việc vận chuyển, lắp đặt thiết bị theo đúng thời gian và vị trí đã được khảo sát. Thiết bị được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi đưa vào sử dụng. Quá trình thi công được thực hiện chuyên nghiệp, đảm bảo an toàn và hạn chế tối đa ảnh hưởng đến không gian chung.

– Giám sát trong suốt quá trình sự kiện

Trong suốt quá trình sự kiện diễn ra, Seven luôn có kỹ thuật viên trực tại hiện trường để giám sát, điều chỉnh âm thanh theo yêu cầu kịch bản, hỗ trợ xử lý nhanh các tình huống phát sinh và đảm bảo chất lượng âm thanh luôn ở trạng thái ổn định.

– Hoàn thành và nghiệm thu

Khi sự kiện kết thúc, đội ngũ Seven sẽ tiến hành tháo dỡ thiết bị và bàn giao lại không gian theo đúng cam kết. Quá trình nghiệm thu sẽ được thực hiện cùng khách hàng để xác nhận thiết bị, tình trạng sử dụng, đảm bảo minh bạch và trách nhiệm hai bên.

3. Những lưu ý khi thuê âm thanh sự kiện

Để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ, bạn cần lưu ý một số điểm sau:

Trao đổi trước kịch bản chương trình để đơn vị âm thanh nắm rõ thời điểm cần âm lượng lớn – nhỏ, hỗ trợ biểu diễn,…
Kiểm tra xem địa điểm có sẵn thiết bị gì để tránh thuê trùng hoặc thiếu
Ưu tiên đơn vị có kỹ thuật viên theo sát trong sự kiện, không chỉ giao thiết bị
Cân nhắc thuê kết hợp âm thanh – ánh sáng – sân khấu để đồng bộ hệ thống, tiết kiệm thời gian quản lý

4. Tại sao nên chọn Seven Music là đơn vị cho thuê âm thanh sự kiện?

Seven Music không chỉ là đơn vị tổ chức biểu diễn nghệ thuật, mà còn là đối tác đáng tin cậy trong lĩnh vực cho thuê âm thanh sự kiện tại TP.HCM. Với kinh nghiệm thực chiến trong hàng trăm chương trình lớn nhỏ, Seven hiểu rõ từng đặc thù của sự kiện và luôn đưa ra giải pháp phù hợp nhất.

Thiết bị luôn được kiểm định và cập nhật mới
Đội ngũ kỹ thuật viên chuyên môn cao, am hiểu âm học
Làm việc đúng quy trình, đúng deadline
Giá cả linh hoạt, rõ ràng – không phát sinh
Có thể kết hợp với các dịch vụ khác: ánh sáng, sân khấu, ban nhạc, media,…

Hãy chọn Seven Music bởi:

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, biểu diễn và cung cấp dịch vụ âm thanh sân khấu, Seven Music được tin tưởng bởi nhiều thương hiệu, agency và doanh nghiệp lớn nhỏ tại TP.HCM. Chúng tôi không chỉ có thiết bị chất lượng mà còn sở hữu đội ngũ kỹ thuật viên có chuyên môn cao, giàu kinh nghiệm, hiểu rõ yêu cầu từng loại sự kiện.

Ngoài dịch vụ âm thanh, Seven còn có thể cung cấp ban nhạc biểu diễn, quay chụp media, dựng video recap hoặc livestream sự kiện. Giúp bạn tiết kiệm thời gian và ngân sách khi chỉ cần làm việc với một đơn vị duy nhất

Việc thuê âm thanh sự kiện không chỉ giúp chương trình của bạn chỉn chu và chuyên nghiệp hơn, mà còn tiết kiệm nhiều công sức trong khâu vận hành và xử lý kỹ thuật. Tùy từng loại hình sự kiện, bạn cần lựa chọn đúng thiết bị, đúng công suất và đúng đội ngũ thi công để mang lại hiệu quả tốt nhất.

Seven Music luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong mọi sự kiện từ đơn giản đến phức tạp, từ trong nhà đến ngoài trời. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn, khảo sát và nhận báo giá cụ thể cho sự kiện sắp tới của bạn.

Về Seven Music

Chúng tôi tự hào là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ Ban nhạc chuyên nghiệp tại Việt Nam. Chúng tôi đã góp phần tạo nên thành công cho hàng loạt sự kiện lớn như:

Giải Golf HTV Swing Cup 2024 diễn ra tại Sân Golf Tân Sơn Nhất.
Giải Golf Club Championship 2024 diễn ra tại Sân Golf Thủ Đức.
Giải Golf Twin Doves Club Championship 2024 diễn ra tại Sân Golf Phú Mỹ.
Các sự kiện Golf thường niên diễn ra khắp TP.HCM và các tỉnh lân cận.
Các buổi lễ khai trương, lễ vinh danh, hội nghị, tọa đàm, tiệc cuối năm và các sự kiện doanh nghiệp khác.

Sự khác biệt của Seven Music nằm ở khả năng mang đến những trải nghiệm âm nhạc phong phú, sáng tạo. Đồng thời đảm bảo phù hợp với từng phong cách và yêu cầu của khách hàng.

Chúng tôi tự hào khi đã đồng hành cùng nhiều khách hàng lớn trong nước và quốc tế. Đóng góp mang đến những khoảnh khắc âm nhạc đầy cảm hứng trong mỗi sự kiện.

Ngoài ra Seven Music còn cung cấp các giải pháp toàn diện khác:

Cung cấp thiết bị âm thanh: Chúng tôi cung cấp các thiết bị âm thanh hiện đại, phù hợp cho mọi quy mô sự kiện, đảm bảo chất lượng âm thanh tốt nhất với chi phí tối ưu nhất cho khách hàng.
Dịch vụ Media: Quay phim, chụp ảnh chuyên nghiệp, ghi lại những khoảnh khắc đáng nhớ trong sự kiện. Đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm của chúng tôi đảm bảo các sản phẩm hình ảnh, video đạt chất lượng cao, phục vụ cho mục đích truyền thông và lưu giữ kỷ niệm của khách hàng.
Hệ thống sân khấu: Chúng tôi thiết kế và lắp đặt hệ thống sân khấu đa dạng, từ quy mô nhỏ đến lớn, mang lại trải nghiệm hoàn hảo cho các sự kiện.
Cung cấp nhạc cụ: Seven Music bán và cho thuê nhạc cụ chất lượng cao, hỗ trợ các buổi biểu diễn chuyên nghiệp và nhu cầu tập luyện của khách hàng.

Hãy để Seven Music góp phần tạo nên thành công cho sự kiện của bạn! Đội ngũ của chúng tôi sẵn sàng tư vấn và mang đến những giải pháp âm nhạc hoàn hảo nhất.

Hotline:079.78.78.798
Email:sevenmusic798@gmail.com
Website:sevenmusic.vn

>> Gợi ý gói dịch vụ media trọn gói khai trương phù hợp: Quay – chụp – dựng clip: Xem thêm

>> Dịch vụ chụp ảnh khai trương: Đầu tư nhỏ – Hiệu quả truyền thông lớn: Xem thêm

Ban nhạc